Auf den ersten Blick erscheint die Nutzung eines Social Intranets als eine einfache Möglichkeit, die Kommunikation im Unternehmen zu verbessern und damit in der Folge auch das Engagement der Mitarbeiter zu erhöhen. Grundsätzlich kommt dies auch dem Wunsch vieler Mitarbeiter nach einem modernen und interaktiven Intranet entgegen und stößt entsprechend bei immer mehr Unternehmensführungen auf ein offenes Ohr.
Aber: Ein Social Intranet wird seiner Bezeichnung erst dann gerecht, wenn es von den Mitarbeitern tatsächlich angenommen wird und die interaktiven Funktionen genutzt werden. Und eine erfolgreiche Planung und Einführung sind wesentliche Erfolgsparameter für den Return on Investment, der letztlich für die Unternehmensleitung eine entscheidende Größe ist.
Ein Social Intranet kann noch so viele interaktive Elemente haben. Werden diese von den Mitarbeitern nicht genutzt, dann bleibt es im besten Falle ein einfaches Intranet bei dem der Informationsfluss einseitig von der Unternehmensführung zum Mitarbeiter erfolgt - und im schlechtesten Falle wird es zu einer klassischen Fehlinvestition.
Aus diesem Grund ist es wichtig, von Beginn an eine hohe Akzeptanz zu erreichen. Soll die Einführung also zum Erfolg gebracht werden, ist, neben einigen langfristigen Strategieüberlegungen, insbesondere eine koordinierte, wohlüberlegte Vorgehensweise bei der Einführung erforderlich. Hierzu haben wir nachfolgend einige unserer Erfahrungen zusammengefasst. Dazu sei angemerkt, dass jede Einführung eine neue Herausforderung darstellt. Deshalb erheben wir keinen Anspruch auf Vollständigkeit und auch die Reihenfolge kann - abhängig von den Anforderungen der jeweiligen Organisation - variieren.
1. Eine Idee gibt die Richtung vor
Visionen sind wahrlich kein beliebtes Thema in der Unternehmensplanung - vor allem nicht, seit Altkanzler Helmut Schmidt sie als Indikation für einen notwendigen Arztbesuch bezeichnete. Und so sieht man auch in der Unternehmensberatung des öfteren schon mal ein kollektives Augenrollen, wenn „Vision“ auf der Agenda geschrieben steht.
Das ändert aber nichts daran, dass eine grundsätzliche Idee, mit welchem Ziel und in welchem Kontext das Social Intranet im Unternehmen eingeführt werden soll, eine wesentliche Erleichterung bei der Umsetzung sein wird. Die Formulierung eines Ziels schwört die Unterstützer des Projektes auf eine einheitliche Kommunikationslinie ein und gibt auch dem Team die notwendige Orientierung während der Einführung. Eine offen und deutlich kommunizierte Idee nimmt Ängste, baut Widerstände ab und liefert eine Geschichte als Basis für mögliche Einführungsmaßnahmen: das klassische Handwerkszeug der Change Kommunikation eben.
2. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter
Wer am Ende über Erfolg oder Misserfolg Ihres Social Intranets entscheidet steht von vorneherein fest: Die Mitarbeiter des Unternehmens. Je früher und offener Sie diese in die Planung einbinden und Sie sich auf deren Bedürfnisse und Interessen einstellen, desto dynamischer und auch erfolgreicher wird die Umsetzung im Unternehmen werden.
Insbesondere sollten Sie bedenken, dass die Einführung eines Social Intranets nicht nur ein rein technischer Vorgang ist. Oft wird in dem Zusammenhang auch von einem Paradigmenwechsel gesprochen: Kommunikations- und Feedbackprozesse verändern sich entsprechend den Möglichkeiten der Neuen Medien. Sie werden transparenter, schneller und auch direkter, weil sie oftmals Kommunikationshierarchien umgehen. Beispielsweise findet der Verbesserungsvorschlag einer Auszubildenden ohne Weiteres den direkten Weg zur Unternehmensleitung. Agilität gewinnt naturgemäß an Bedeutung. Dessen muss man sich als Verantwortlicher oder Führungskraft nicht nur bewusst sein - damit das Projekt zum Erfolg wird, muss man in diesem Rollen auch aktiv mitwirken.
Naturgemäß gibt es bei fast jedem Projekt Pessimisten und oftmals helfen gute Argumente. Deshalb ist von Beginn an eine anschauliche Kommunikation der Vorteile des Social Intranets unabdingbar.
Auf der anderen Seite sollten aber auch Forderungen an die Mitarbeiter klar kommuniziert werden. Implizites, in den Köpfen Einzelner vorhandenes unternehmerisches Wissen wird nicht wertvoller, wenn man es für sich behält. Und gerade in diesem Bereich kann ein Social Intranet einen wirklichen Mehrwert für das Unternehmen schaffen. Deshalb fordern und unterstützen Sie die Beteiligten beim Umdenken von „Ich weiß mehr als du!“ zu der Erkenntnis „Gemeinsam zu wissen hilft dem Unternehmen - und auch mir als Einzelnem mehr.“
Eine erfolgreiche Social Intranet Einführung ist also zwangsläufig verbunden mit einem erhöhten Kommunikationsaufkommen, das idealerweise nicht nur Vorbehalte abbaut sondern auch gezielt auf eine Veränderung hin zu einer offenen, transparenten und vernetzten Kommunikation im Unternehmen ausgerichtet ist.
3. Bestimmen Sie die Top-Anwendungsfälle Ihres Social Intranet
Einer der Erfolgsfaktoren eines Social Intranets ist, die Barriere für den Einstieg möglichst niedrig zu halten. Idealerweise werden alle Nutzer angesprochen. Dann ist der höchste Grad der erwünschten Vernetzung erreicht.
Das bedeutet: einfache Nutzerführung geht erst einmal vor Funktionsvielfalt. Die bereitgestellten Funktionen müssen den Anwender einen möglichst hohen Nutzen bei möglichst einfacher Bedienung bieten. Dann ist die Überzeugung erfahrungsgemäß schnell gegeben und die ersten Verbesserungsvorschläge und Anregungen lassen nicht lange auf sich warten und sorgen für eine positive Eigendynamik.
Dies bedeutet aber auch, dass diese Top-Anwendungsfälle reibungslos funktionieren müssen. Kalkulieren Sie deshalb eine entsprechende Testphase mit Pilotnutzern, die vor der offiziellen Freischaltung bereits Inhalte und vor allem die ständig genutzten Dokumente einpflegen.
Erst diese konkreten Anwendungsfälle richten das Social Intranet möglichst nah an den Bedürfnissen der Nutzer und denen des Unternehmens aus. Und nur so kann die Realisierung der Idee/Vision überhaupt gelingen.
4. Fordern, aber überfordern Sie die Mitarbeiter nicht gleich zu Beginn
Die Einführung und Nutzung eines Social Intranet ist eine Entscheidung von strategischer Bedeutung und prägt die Rahmenbedingungen der Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen mit hoher Sicherheit über Jahre hinweg. Das wird aber nur dann funktionieren, wenn es auch von den Mitarbeitern genutzt wird und sie damit klar kommen.
Gerade zu Beginn sollten Sie Ihre Mitarbeiter nicht durch einen zu großen Funktionsumfang überfordern. Allzu schnell besteht die Gefahr, durch zu viele Möglichkeiten und Features eher demotivieren, was wiederum negative Auswirkungen auf die generelle Akzeptanz hat.
Ein Intranet, egal in welcher Form, soll die Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit unterstützen und nicht übermäßig fordern und beschäftigen. Und gerade bei einem Social Intranet wird eben nicht nur eine Software eingeführt. Es ist in gewissem Maße auch eine Veränderung der Kommunikationskultur und ein neues Miteinander. Auf Grund dieser beiden Faktoren geht es ganz besonders auch um die Menschen, welche die Plattform mit Leben erfüllen sollen.
Auch bei den von uns durchgeführten Einführungen von WISSTALK hat es sich bewährt, die Features sukzessive freizuschalten:
Die Community in einer abgespeckten Form hat selbstverständlich eine hohe Priorität, weil sie das Kommunikationszentrum darstellt. Ebenso wird die Dokumentenablage bereits vor Freischaltung mit Inhalten befüllt und auch sofort zur Verfügung gestellt. Dies gilt auch für „Themen“, weil hier über Artikel die Einführung mit Argumentationen und mit Anleitungen unterstützend begleitet werden kann.
Gruppen und Seiten als Bestandteile der Community sind typische Applikationen zur professionelleren Nutzung Ihre Freischaltung erfolgt üblicherweise in einem weiteren Schritt, sobald sich der Umgang mit der Applikation eingespielt hat.
Auch der Bereich „Fragen/Ideen“ eignet sich erfahrungsgemäß für eine Freischaltung zu einem späteren Zeitpunkt.
Weiterhin sollten individuell entwickelte Applikationen wie z.B. das Beschwerdemanagement, Verbesserungsvorschläge und/oder Arbeitsschutz auch erst dann freigeschaltet werden, wenn sichergestellt ist, dass die Nutzung des Social Intranets akzeptiert und der Umgang mit der Applikation eingeübt ist. Dann ist garantiert, dass neue Anforderungen auch aus dem Kreis der Anwender an die Verantwortlichen herangetragen werden und für deren Umsetzung auch Verantwortung übernommen wird - ein untrügliches Zeichen dafür, dass das Ziel der Einführung eines Social Intranet im Unternehmen erreicht werden wird.